Các phần mềm thống kê như SPSS, AMOS, SMARTPLS thường yêu cầu dữ liệu đầu vào tuân thủ một số định dạng nhất định để đảm bảo quá trình nhập liệu diễn ra suôn sẻ, không xảy ra lỗi hoặc mất thông tin. Do vậy, khi bạn không import dữ liệu vào SPSS, AMOS hoặc SMARTPLS được, bạn cần kiểm tra lại cấu trúc và định dạng file dữ liệu. Dưới đây là một số lỗi phổ biến và cách khắc phục:
1. Vấn đề ở tên file dữ liệu
Tên file dữ liệu quá dài
Một số trường hợp các bạn tải file dữ liệu khảo sát từ Google Forms về sẽ có tên mặc định là tiêu đề form khảo sát. Khi tiêu đề này quá dài các bạn vẫn để nguyên tên file như vậy mở trên SPSS, AMOS hoặc nhập vào SMARTPLS sẽ bị đơ phần mềm hoặc phần mềm không mở được dữ liệu.
Cách xử lý: Đổi tên file dữ liệu ngắn gọn.
Tên file dữ liệu có Tiếng Việt
Các phiên bản SPSS không bật chế độ chấp nhận bảng mã Unicode hoặc phần mềm AMOS thường không chấp nhận tên file dữ liệu có ký tự hoặc dấu Tiếng Việt.
Cách xử lý: Đổi tên file dữ liệu không có ký tự hoặc dấu Tiếng Việt.
Xem thêm: Cách mã hóa file dữ liệu chuẩn cấu trúc định lượng
2. Vấn đề "dính định dạng" dữ liệu
Một số dữ liệu đầu vào các bạn thao tác định dạng màu, kẻ bảng... làm ảnh hưởng khả năng nhận diện cấu trúc dữ liệu của phần mềm, phần mềm không thể nhập dữ liệu vào được. Ví dụ như bảng dữ liệu đã định dạng như bên dưới:
Cách xử lý: Bạn bôi chọn tất cả hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu. Sau đó mở một file Excel mới trống hoàn toàn. Bạn đưa chuột vào ô A1 nhấp phải, di chuột tới hàng Paste Special... cho tới khi xuất hiện bảng phụ bên phải. Chọn vào biểu tượng Paste Value (chỉ gián giá trị).
Lúc này dữ liệu sẽ được dán chỉ lấy giá trị và loại bỏ toàn bộ định dạng, giúp hạn chế gây ra lỗi cấu trúc dữ liệu.
3. Vấn đề ở tên biến quá dài hoặc chứa ký tự đặc biệt
Dữ liệu khảo sát thu về thường sẽ lấy nội dung câu hỏi làm tên biến. Bởi vì nội dung câu hỏi thường sẽ dài và có khi xuất hiện ký tự đặc biệt nên khi nhập vào SPSS, AMOS, SMARTPLS phần mềm sẽ báo lỗi và không nhận diện được dữ liệu.
Ví dụ như ảnh bên dưới là một data không nên khai báo trực tiếp vào phần mềm:
Mà nên mã hóa câu hỏi thành tên biến ngắn gọn:
Cách xử lý: Đổi tên biến trong dữ liệu thành dạng ngắn gọn, bắt đầu bằng một chữ cái, không được bắt đầu bằng chữ số hoặc ký hiệu đặc biệt.
4. Vấn đề dữ liệu đầu vào không phải dạng số khi nhập vào SMARTPLS
Đối với SMARTPLS, phần mềm này không chấp nhận file dữ liệu đầu vào mà trong đó có văn bản (text), dấu câu, ký tự đặc biệt... mặc dù các cột dữ liệu hoặc biến đó không dùng cho bước chạy mô hình. Nên khi khai báo vảo SMARTPLS, phần mềm này sẽ không nhận diện được file dữ liệu đầu vào.